Règlement intérieur modifié et approuvé par l’Assemblée générale du 30 mai 2015
Article 1 : Admissions
A la suite d’un courrier postal ou électronique reçu de l’association postulante, un dossier de demande d’admission doit lui être fourni par la fédération, avec une fiche de renseignements à remplir. Les pièces suivantes devront ensuite être adressées au siège de la fédération en envoi recommandé avec accusé de réception :
- une présentation de l’association du demandeur (association loi de 1901 ou autre structure)
- la composition de son Conseil d’administration ou la liste de ses dirigeants
- la déclaration du nombre d’adhérents
- un exemplaire des statuts, ou de la structure du demandeur s’il n’est pas sous forme d’une association de la loi de 1901
- un exemplaire du règlement intérieur, le cas échéant
- la fiche de renseignement entièrement complétée
Article 2 : Rattachement à une Union des associations à assise géographique
La Fédération Française de Généalogie demande à l'association si elle souhaite intégrer l'Union régionale dont elle dépend géographiquement.
En cas de réponse positive, la Fédération Française de Généalogie demande à l'Union concernée si elle souhaite accueillir l'association candidate.
L'Union devra répondre à cette demande d'adhésion dans les meilleurs délais et au maximum dans un délai de deux mois. Si la réponse est positive, l'association intègre l'Union régionale et est affiliée à Fédération Française de Généalogie.
Une réponse négative de l’Union amène l'association à intégrer soit une union limitrophe qui accepte de la recevoir ou à défaut le Collège C et elle est affiliée à la Fédération Française de Généalogie.
En cas de refus d'une association candidate de rejoindre l'Union régionale concernée, elle intègre le Collège C ou une autre union limitrophe qui accepte de la recevoir et elle est affiliée à la Fédération Française de Généalogie.
Article 3 : Assemblée générale
L’Assemblée générale est convoquée un (1) mois avant la date fixée pour sa tenue. La signature d’une feuille d’émargement constate les membres présents, les membres représentés, le nombre de voix des uns et des autres et donne accès à l’Assemblée générale. Les chiffres sont annoncés et servent de base aux différents votes. Les votes sont constatés par trois scrutateurs pris dans l’Assemblée, en dehors du Conseil d’Administration.
Les éventuels observateurs et invités présents, à la discrétion du Président, sont tenus aux réserves d’usage et ne peuvent participer aux votes.
Lors de l’Assemblée générale annuelle obligatoire prévue à l’article 5-1 des statuts, l’Assemblée se prononce sur le rapport moral, le rapport financier, la cotisation et le budget prévisionnel de l’exercice suivant.
Selon les besoins d’autres Assemblées générales ordinaires peuvent être convoquées dans les mêmes conditions de délai et de quorum.
Article 4 : Réunion des Collèges
Les réunions des collèges sont organisées par la Fédération sous l’autorité du président de la Fédération. Ces réunions précèdent immédiatement l’assemblée générale. Elle fait les appels de candidature, organise les scrutins, désigne les scrutateurs et en dresse les procès-verbaux.
a) Appel à candidature :
La FFG fera appel à candidature 2 mois avant l’Assemblée générale. Les candidats ne peuvent être que des associations dans chaque collège.
b) Dépôt des candidatures :
Le dépôt des candidatures devra être reçu par la Fédération à peine de forclusion au moins quinze jours avant l’AG. Les associations candidates devront faire connaitre en même temps le nom du représentant permanent qu’elles proposent.
La Fédération adressera à chaque association concernée le nom de ou des associations candidates, ainsi que celle du représentant permanent proposé.
c) Organisation du vote :
La FFG organise la matérialité du vote et désigne les scrutateurs. Chaque association membre d’un collège dispose lors de cette élection d’une voix par tranche de 250 cotisants (calculé d’après les effectif au 31 décembre précédent), soit 1 voix jusqu’à 250 cotisants, 2 voix jusqu’à 500 cotisants, et ainsi de suite…
Chaque représentant est élu à la majorité des voix.
Représentation des associations : chaque association est représentée lors du vote par son Président ou par un membre de ladite association porteur d’un pouvoir spécial.
Vote par procuration : le vote par procuration est possible. Une association ne peut recevoir plus de deux procurations des autres associations de son collège.
d) Désignation du représentant permanent de l’association élue :
Une fois l’élection de l’association effectuée, celle-ci fait connaître avant le prochain CA de la Fédération à intervenir, les coordonnées de son représentant permanent (celui qui a été proposé lors du vote), qui prend le titre d’administrateur de la fédération.
Article 5 : Conseil d’Administration
1. Les administrateurs sont au service de la Fédération qu’ils administrent et dont ils doivent défendre les intérêts.
2. La désignation des administrateurs par les Unions est constatée par la remise au Président de la Fédération d’un extrait du procès-verbal de la réunion les ayant élus. En cas de nécessité, un vote par correspondance peut être organisé sous la responsabilité de la Fédération. Les administrateurs doivent obligatoirement faire partie d’une association, membre d’une Union ou d’un collège, à jour de cotisation.
3. Dans le cas où des associations d’une même Union d’action généalogique se retireraient de la Fédération, de telle sorte qu’une seule association fédérée subsiste dans ladite circonscription, cette association aurait, de droit, les mêmes prérogatives qu’une Union et pourrait envoyer son représentant au Conseil d’Administration de la Fédération.
Article 6 : Président et bureau
Le président est élu à bulletin secret par le conseil d’administration, parmi ses membres, dans le mois suivant l’assemblée générale, pour une durée de trois ans renouvelable deux fois, soit une limitation à trois mandats consécutifs.
Au préalable, les candidats auront fait état de leur programme pour les trois années à venir. Puis aussitôt le président fait élire pour l’assister à bulletin secret pour chaque poste, les autres membres d’un bureau, à savoir :
- Un à trois vice-présidents dont un premier vice-président.
- Un secrétaire général et un secrétaire général adjoint.
- Un trésorier et un trésorier adjoint
- Un à trois membres. Le Conseil d’administration a toutefois la possibilité de ne pas utiliser cette faculté
Les effectifs du bureau ne doivent pas excéder le tiers de ceux du conseil d’administration.
Tous les membres du bureau, dont le président, sont élus pour trois ans, et sont rééligibles. Le Bureau se réunit toutes les fois que l’intérêt de la Fédération l’exige, sur convocation du président, éventuellement à la demande du tiers des membres du bureau.
Les décisions prises le sont à la majorité des voix, chaque membre disposant d’une voix, celle du président étant prépondérante.
Le président peut déléguer ses pouvoirs, sous sa responsabilité, à un ou plusieurs mandataires, membres du Conseil d’administration, de son choix.
En cas de vacance de la fonction de président inférieure à deux mois consécutifs, le premier vice-président gère les affaires courantes et dispose des pouvoirs du président.
En cas de vacance de la fonction de président supérieure à deux mois, constatée par au moins un membre du Conseil d’administration qui envoie une lettre recommandée au siège de la Fédération, constatation entérinée par le bureau, le premier vice-président doit organiser immédiatement l’élection d’un nouveau président.
En cas de démission, le président doit présenter celle-ci au Conseil d’administration, lequel pourvoit à son remplacement pour la durée restante du mandat en cours.
Article 7 : Cotisations
a. Membres titulaires : une cotisation annuelle d’un montant égal au produit du taux de base par le nombre d’adhérents réels de l’association au 31 décembre de l’année précédente. Cette cotisation est obligatoirement supérieure ou égale à 20 fois le taux de base. Pour les associations dont le nombre est inférieur à 20 un forfait de 20 fois le taux de base sera appliqué.
b. Membres d’honneur : ils sont exemptés de cotisation.
c. Membres bienfaiteurs : une cotisation annuelle forfaitaire d’un montant égal à 300 fois le taux de base.
d. Membres correspondants : une cotisation annuelle forfaitaire d’un montant égal à 100 fois le taux de base.
e. Membres de droit : ils sont exemptés de cotisation.
f. Membres honoraires : ils sont exemptés de cotisation.
Les cotisations doivent être payées au plus tard le 31 mars de chaque année, pour être admis à voter à la prochaine Assemblée générale annuelle. Ce paiement avant le 31 mars donne aussi le droit de bénéficier éventuellement des conditions particulières accordées par la Fédération à ses membres lors des manifestations qu’elle organise pour l’année civile en cours.
Afin de gérer efficacement le stock de timbres fédéraux, les Administrateurs représentant les Unions et Collèges fourniront dans le mois qui précède le dernier Conseil d’Administration de l’année le nombre d’adhérents de chaque association composant l’Union ou le Collège qu’ils représentent. Ce montant majoré de 10% correspond au nombre de timbres fédéraux envoyés avec la demande de renouvellement de cotisation par le trésorier en fin d’année.
Article 8 : Du bon usage de ses titres
Nul ne peut se prévaloir de son appartenance au Conseil d’Administration de la Fédération sans en avoir été autorisé par le Bureau, pour toute activité lucrative non directement liée à son rôle d’administrateur.
Article 9 : Les commissions
A. Commission juridique et des statuts.
La commission des statuts intitulée dorénavant « Commission juridique et des statuts », conseille le bureau et le conseil d’administration sur le plan juridique lorsque la Fédération est interrogée par les associations ou les institutions pour un problème de cet ordre.
Elle examine les problèmes d’interprétation des statuts et du règlement intérieur, elle pourra être amenée à soumettre des améliorations de ceux-ci au conseil d’administration. Elle peut se constituer en commission de conciliation à la demande du conseil d’administration ou du bureau.
Elle se compose au maximum de douze (12) membres, dont le Président et le Secrétaire général de la Fédération qui sont membres de droit. En cas de vacance, le renouvellement sera effectué par le conseil d’administration, parmi les administrateurs d'associations membres de la Fédération et sous réserve de l'approbation du conseil d'administration.
La qualité de membre de cette commission se perd :
- par le décès ou la démission
- par la radiation prononcée pour motif grave, à la majorité des membres du Conseil d’administration, après que l’intéressé a été appelé au préalable à fournir ses explications audit Conseil d’Administration.
- lorsque la personne n’est plus administrateur d’une association fédérée.
La commission peut s’adjoindre des conseillers techniques admis à siéger sans voix délibératives.
B. Commission des Congrès
Elle est chargée de mettre à jour la charte des congrès nationaux, de valider les candidatures aux futurs congrès après examen du dossier, du suivi. Elle favorise les échanges avec les précédents organisateurs.
COMPOSITION
Elle est constituée de 12 membres au maximum. Sont membres de droit :
Le président de la Fédération Française de Généalogie,
Le secrétaire général,
Un membre du bureau.
Les autres membres sont : les organisateurs des derniers congrès dans la limite de neuf (9).
C. Les commissions spécialisées
Les commissions spécialisées ci-après ont été créées :
- commission communication : elle propose les différentes actions à mener en matière de communication, fait des propositions sur les supports édités ou à mettre en place par la fédération. Elle participe à l’organisation du Prix Gaston Sagot (meilleurs stand et revue) remis lors des congrès nationaux.
- commission multimédia : elle fait des propositions sur l’ensemble des possibilités offertes par Internet sur tous les supports. L'organisation du prix du meilleur site Internet remis lors des congrès nationaux lui est confiée.
- commission généalogie à l’école « Génécole » : elle propose des actions de sensibilisation et de formation en milieu scolaire.
- commission formation : elle met en place les outils nécessaires afin de faire connaître la généalogie, propose des formations aux responsables d’associations, anime des réunions à la demande d’associations, de groupements ou d’entreprises.
- commission héraldique : Elle met en place les actions de promotion, formation et de valorisation de la science héraldique.
La Fédération peut créer toute sorte de commission ou sous-commission en fonction de ses besoins.
COMPOSITION DES COMMISSIONS SPÉCIALISÉES :
Chaque commission est constituée au maximum de douze (12) membres. Sont membres de droit :
Le président de la Fédération Française de Généalogie,
Le secrétaire général,
Un membre du bureau.
Les autres membres sont proposés au Conseil d’Administration par le président de la Fédération en fonction de leurs compétences techniques dans les domaines sus-indiqués.
ORGANISATION DES COMMISSIONS :
Chaque commission nomme un responsable et un secrétaire qui peuvent ou non être administrateur de la fédération.
Chaque commission se réunit au moins une fois par an selon les besoins.
Les réunions pouvant se dérouler par voie numérique seront privilégiées aux réunions classiques, afin d’éviter des frais de déplacement.
D. Désignation des membres des commissions :
Les membres des commissions sont désignés par le Conseil d’administration, après chaque élection triennale. En cas de démission ou de vacance, il sera pourvu au remplacement du membre lors du Conseil d’administration le plus proche.
E. La qualité de membre d’une commission cité aux points B et C se perd :
- par le décès ou la démission
- par la radiation prononcée pour motif grave, l’intéressé ayant été appelé au préalable à fournir ses explications au conseil d’administration.
F. Les manifestations à l’initiative des commissions
L’organisation de manifestations par une commission doit obligatoirement faire l’objet, avant son lancement, de l’accord express du bureau.
Pour permettre aux membres du bureau de prendre une décision, la commission devra leur faire parvenir un document présentant les objectifs du projet, la liste des organisateurs et la répartition des actions qui leur sont attribuées ainsi qu’un budget prévisionnel des dépenses et recettes envisagées.
Avant de prendre sa décision, si le bureau le juge nécessaire, il peut inviter le responsable de la commission à l’occasion d’une réunion du bureau pour répondre aux éventuelles interrogations.
Article 10 : Les conseillers
Le président peut s’adjoindre des conseillers. Les postes sont occupés par des membres d’associations généalogiques fédérées ou personnes reconnues dans le domaine concerné, le président en informe le conseil d'administration suivant.
Article 11 : Attribution des prix de la Fédération
Les prix suivants sont créés par la fédération pour récompenser les généalogistes amateurs. Pour concourir, il convient de faire acte de candidature.
LORS DES CONGRES NATIONAUX
PRIX GASTON SAGOT
Il est destiné à récompenser la meilleure revue d’association fédérée, également, le meilleur stand d’association fédérée. Composition du jury :
2 membres du Bureau de la FFG présents au congrès, le président du congrès ou son mandataire, le président de la commission communication FFG ou son mandataire.
PRIX LITTERAIRE DE LA FEDERATIION FRANCAISE DE GENEALOGIE
Il est destiné à récompenser un ouvrage de généalogie ou d’histoire des familles. Le règlement du prix est disponible sur le site fédéral.
Périodicité : ce prix est décerné tous les 2 ans lors du congrès national de généalogie.
Montant : son montant est fixé par le Conseil d’Administration.
Conditions de candidature : le candidat devra être membre d'une association fédérée et ne pas avoir d'activité professionnelle dans le domaine de la généalogie. Le candidat ne doit pas être un membre en exercice du Conseil d’Administration.
L'ouvrage sera proposé sur un support papier. Il pourra être édité par une association ou imprimé à compte d'auteur. Il devra avoir été rédigé depuis moins de 5 ans. 2 exemplaires devront parvenir au siège de la FFG au plus tard 6 mois avant la date de remise du prix décerné (années impaires). La FFG accusera réception de l’envoi. Ces exemplaires resteront la propriété de la FFG. Si l'ouvrage n'a pas été publié et diffusé, l'auteur doit s'engager, au cas où le prix lui serait décerné à le publier dans les 6 mois suivants.
Type d'ouvrage : le travail devra être réalisé en français et pourra être :
- Une généalogie, histoire des familles, prosopographie.
- Une étude sur une population spécifique.
- Un ensemble de textes sur des sujets de généalogie.
Contenu de l'ouvrage : la partie la plus importante devra être consacrée à la généalogie :
- Œuvre originale.
- Au moins 100 pages.
- Au moins 60% de rédactionnel.
Présentation des généalogies :
- Utilisation exclusive des numérotations Sosa et d'Aboville.
- Dates et lieux des actes.
- Référence des sources.
- Index.
- Situation dans le temps (histoire) et dans l'espace (géographie).
- Iconographie.
- Arbres : pour illustrer une relation familiale.
Membres du jury : le jury sera composé :
- du président de la FFG ou toute personne désignée par lui,
- et de personnalités qualifiées nommées par le Conseil d’Administration sur proposition du président (trois au maximum).
Le vote aura lieu à bulletin secret.
Le jury pourra décider que le prix ne sera pas attribué.
Les décisions du jury ne seront pas motivées.
Le lauréat d’un prix est réputé hors concours pour les 2 congrès suivants.
LORS D'AUTRES MANIFESTATIONS
La Fédération pourra participer seule ou en accord avec un/des partenaires à l’organisation et la délivrance d’un prix couronnant une œuvre généalogique. Pour chaque prix, les attributions sont effectuées par les jurys concernés, par délibération avant la remise de ceux-ci, lors d’une réunion à leur convenance.
Article 12 : Attribution de la Médaille de la Fédération
La Fédération Française de Généalogie a créé une médaille honorifique qu’elle décerne selon des conditions précises.
CRITÈRES D’ATTRIBUTION : peuvent être honorées toutes personnes physiques ou morales répondant à l’une des conditions suivantes :
– Avoir été remarqué pour son action en faveur du développement de la généalogie.
– Avoir été pendant au moins 10 ans administrateur de la Fédération Française de Généalogie.
– Avoir été au moins pendant 10 ans membre d’un bureau d’une association généalogique fédérée.
CONDITIONS D’ATTRIBUTION : la demande d’attribution doit être parrainée par écrit par un administrateur de la Fédération Française de Généalogie ou par le président d’une association fédérée. Elle est soumise au vote du conseil d’administration de la Fédération par son président et accordée à la majorité simple des administrateurs présents ou représentés.
Pour des raisons protocolaires, le Président de la Fédération Française de Généalogie peut attribuer à sa discrétion par an 5 médailles à des personnalités ou des organismes nationaux ou étrangers. Le Président informe, une fois par an, le conseil de la gestion de son contingent de médailles.
CONTINGENT : Afin de garder la valeur honorifique de la médaille de la Fédération Française de Généalogie, le contingent annuel d’attribution est fixé à 10 médailles maximum. Elles sont remises par le président de la Fédération Française de Généalogie ou son représentant dûment mandaté lors d’une cérémonie si possible solennelle.
Un registre sera tenu par le secrétariat de la fédération.
Article 13 : Mise à disposition de matériel et autres
Prêt de matériel aux membres du bureau ou des conseillers techniques :
A titre exceptionnel, des membres du Bureau ou des conseillers techniques peuvent être autorisés à utiliser chez eux du matériel de la Fédération, afin de remplir plus efficacement la tâche pour laquelle ils ont été désignés.
Cette autorisation, toujours révocable, doit faire l’objet d’une décision de bureau. Le bénéficiaire signera une prise en charge et s’engagera à rendre le matériel à la cessation de ses activités à la Fédération.
Le Trésorier est chargé de reconstituer l’inventaire des matériels de la Fédération et de le tenir à jour, en précisant les lieux où ils sont utilisés et par qui ils sont détenus.
Location du vidéoprojecteur :
Le vidéoprojecteur de la Fédération peut être loué aux associations fédérées pour une durée de deux ou huit jours. Un tarif est défini chaque année lors de la première réunion du bureau. Une convention intitulée «Convention de location de vidéoprojecteur » a été mise en place et doit être régularisée avant le départ du matériel accompagné des chèques correspondants aux frais de location et à la caution.
Mise à disposition d’armoires, de matériel et de salle de réunion :
Une convention est mise en place entre la Fédération et les associations demanderesses précisant les droits et devoirs de chaque partie.
Article 14 : Convention avec les bénévoles
Le Président peut confier, après avis favorable du Bureau, une mission particulière à toute personne de son choix. Le Conseil d’Administration suivant en est informé.
La personne chargée de la mission agit sous couvert du Président tant au niveau des associations fédérées que des organismes ou sociétés extérieures, et elle répond de cette mission au Bureau.
Dans le cadre de cette mission les moyens nécessaires à sa bonne fin lui seront fournis en accord avec le Bureau. Le détail de la mission, nature et durée, sera précisé par écrit en accord entre le Bureau et la personne qui en sera chargée, selon l'imprimé "ordre de mission".
Article 15 : Remboursement de frais aux administrateurs et aux chargés de mission
Les remboursements effectués aux administrateurs, conseillers, ou chargés de mission, dans le cadre de déplacements occasionnés sont effectués sur la base d’un aller-retour au tarif 2ème classe de la SNCF. Un ordre de mission doit au préalable avoir été validé par un membre du bureau (ce document ne s’applique pas pour les réunions de conseil, de bureau, des commissions et les permanences).
Article 16 : Modification du règlement intérieur
Le règlement intérieur préparé par le Conseil d’administration et adopté par l’Assemblée générale ne peut être modifié que par cette dernière.
Si la Fédération obtient la déclaration d’utilité publique, le règlement intérieur préparé par le Conseil d’administration et adopté par l’assemblée générale ne peut entrer en vigueur ou être modifié qu’après approbation du ministre de l’Intérieur.
Article 17 : Domiciliation des associations fédérées dans les locaux de la FFG.
La domiciliation du siège social d’associations fédérées dans les locaux de la FFG est autorisée.
Cette possibilité n’entraîne aucun droit et avantage sur l’utilisation des locaux, des salariés et des bénévoles de la FFG.
L’association qui opte pour cette possibilité doit, au préalable, obtenir l’accord du bureau de la FFG.
Si une association quitte la FFG, elle aura obligation de transférer son siège social hors des locaux fédéraux.
ANNEXE
UNITÉS D'ACTION GÉNÉALOGIQUE
UAG 01. Alsace : Bas-Rhin, Haut-Rhin
UAG 02. Aquitaine : Dordogne, Gironde, Landes, Lot-et-Garonne, Pyrénées-Atlantiques
UAG 03. Auvergne – Bourbonnais – Velay : Allier, Cantal, Haute-Loire, Puy-de-Dôme
UAG 04. Bourgogne : Côte-d'Or, Nièvre, Saône-et-Loire, Yonne
UAG 05. Bretagne Historique : Côtes-d'Armor, Finistère, Ille-et-Vilaine, Loire-Atlantique, Morbihan
UAG 06. Centre : Cher, Eure-et-Loir, Indre, Indre-et-Loire, Loir-et-Cher, Loiret
UAG 07. Champagne–Ardennes : Ardennes, Aube, Marne, Haute-Marne
UAG 08. Franche-Comté : Doubs, Haute-Saône, Jura, Territoire de Belfort
UAG 09. Languedoc-Roussillon : Aude, Gard, Hérault, Lozère, Pyrénées-Orientales
UAG 10. Limousin : Corrèze, Creuse, Haute-Vienne
UAG 11. Lorraine : Meurthe-et-Moselle, Meuse, Moselle, Vosges
UAG 12. Nord – Pas-de-Calais : Nord, Pas-de-Calais
UAG 13. Normandie : Calvados, Eure, Manche, Orne, Seine-Maritime
UAG 14. Picardie : Aisne, Oise, Somme
UAG 15. Poitou – Charentes – Vendée : Charente, Charente-Maritime, Deux-Sèvres, Vendée, Vienne
UAG 16. Midi – Provence : Alpes-de-Haute-Provence, Alpes-Maritimes, Bouches-du-Rhône, Drôme, Hautes-Alpes, Var, Vaucluse
UAG 17. Rhône – Alpes : Ain, Ardèche, Haute-Savoie, Isère, Loire, Rhône, Savoie
UAG 18. Île-de-France : Essonne, Hauts-de-Seine, Paris, Seine-et-Marne, Seine-Saint-Denis, Val-de-Marne, Val-d'Oise, Yvelines
UAG 19. Atlantique : Guadeloupe, Guyane, Martinique, Saint-Pierre et Miquelon, Saint-Martin, Saint-Barthélemy
UAG 20. Pacifique – Océan Indien : Mayotte, Nouvelle Calédonie, Réunion, Polynésie française, Wallis et Futuna
UAG 21. Pays-de-Loire : Mayenne, Maine-et-Loire, Sarthe
UAG 22. Midi-Pyrénées : Ariège, Aveyron, Gers, Haute-Garonne, Hautes-Pyrénées, Lot, Tarn, Tarn-et-Garonne
UAG 23. Collège A : Associations issues du milieu professionnel
UAG 24. Collège B : Associations à assise nationale
UAG 25. Collège C : Associations à assise géographique non agréées par une Union
UAG 26. Collège D : Autres associations spécifiques
UAG 27. Corse : Corse-du-Sud, Haute-Corse